Pierwszy dashboard BI: jak go zbudować, kiedy nie masz własnego działu IT
Wyobraź sobie, że w piątek po południu dostajesz pytanie od wspólnika: jak nam idzie sprzedaż w tym kwartale w porównaniu do poprzedniego? Otwierasz Excela, szukasz pliku, scalasz kolumny, coś się nie zgadza, w końcu wysyłasz odpowiedź o dwudziestej. W poniedziałek okazuje się, że dane były z innego arkusza. Brzmi znajomo? To jest właśnie moment, w którym dashboard BI przestaje być "ciekawostką z konferencji", a staje się realną potrzebą.
Dashboard BI to nic innego jak ekran, na którym widzisz najważniejsze liczby z całej firmy w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym lub bliskim temu. Sprzedaż, stan magazynu, należności od klientów, marżowość poszczególnych produktów — to, co dziś zbierasz z czterech różnych arkuszy, może być w jednym widoku aktualizowanym automatycznie. Nie potrzebujesz do tego programisty na etacie. Potrzebujesz dobrego punktu startowego.
Od czego naprawdę zacząć
Największy błąd, jaki widzę u firm wchodzących w temat BI, to zacznij od narzędzia. Ktoś słyszy o Power BI albo Lookerze, instaluje, patrzy na pusty ekran i po tygodniu rezygnuje. Tymczasem narzędzie to ostatni krok, nie pierwszy.
Zacznij od jednego pytania: co chcę wiedzieć co tydzień, żeby dobrze zarządzać firmą? Nie "co mogę zmierzyć", tylko "co faktycznie potrzebuję". W firmie handlowej to często będzie: które produkty się kręcą, a które leżą na magazynie, którzy klienci regularnie zamawiają, a którzy zniknęli, i czy marże trzymają się planu. Wybierz pięć, maksymalnie siedem takich wskaźników. Resztę można dodać później.
Kiedy już wiesz, co chcesz zobaczyć, sprawdź, skąd te dane w ogóle pochodzą. Czy siedzą w systemie ERP, w Excelu, w programie księgowym, a może część z nich ktoś przepisuje ręcznie do arkusza? To ważne, bo dashboard jest tylko tak dobry, jak dane, które go zasilają. Jeśli źródło jest chaotyczne, żadne narzędzie tego nie naprawi.
Narzędzie dobierasz do danych, nie odwrotnie
Jeśli Twoje dane są w Excelu lub Google Sheets i nie masz systemu ERP, dobry punkt startowy to Google Looker Studio — bezpłatny, działa w przeglądarce, łączy się bezpośrednio z arkuszami. Możesz zbudować pierwszy widok w jeden dzień roboczy, bez żadnej instalacji. To nie jest rozwiązanie na zawsze, ale pozwala sprawdzić, czy w ogóle dashboardy mają sens w Twojej firmie, zanim zainwestujesz pieniądze.
Jeśli masz system ERP albo CRM i zależy Ci na głębszej analizie, warto spojrzeć na Microsoft Power BI. To narzędzie, które potrafi połączyć się z dziesiątkami źródeł danych jednocześnie i obsłużyć firmy dużo większe niż 50 osób. Koszt to kilkanaście złotych miesięcznie na użytkownika w wersji podstawowej. Krzywa uczenia się jest wyższa niż w Lookerze, ale efekty też są poważniejsze.
Dobrze, ale co z bezpieczeństwem danych? To pytanie, które właściciele firm zadają mi częściej niż pytanie o cenę. Uczciwa odpowiedź jest taka, że zarówno Power BI jak i Looker Studio działają w chmurze dużych dostawców i spełniają wymagania RODO. Wrażliwsze dane warto jednak anonimizować zanim trafią do warstwy wizualizacji — nie wszystkie dane finansowe muszą być widoczne dla każdego, kto ma dostęp do dashboardu.
Jeden szczegół, który robi dużą różnicę na początku: zanim zaczniesz budować wykresy, zadbaj o to, żeby dane w źródle były spójne. Jeśli jeden handlowiec wpisuje nazwę klienta jako "Kowalski Sp. z o.o.", a drugi jako "Kowalski spzoo", dashboard będzie pokazywał dwóch różnych klientów. Oczyszczenie danych to żmudna praca, ale wystarczy zrobić ją raz i potem pilnować porządku.
Zaczynasz od małego dashboardu, uczysz się na nim, rozszerzasz. Tak to działa w praktyce. Jeśli chcesz przejść przez ten proces z kimś, kto już to robił dla firm podobnych do Twojej, napisz do nas na bearstone.pl/kontakt — chętnie porozmawiamy o tym, od czego konkretnie warto zacząć w Twoim przypadku.