Nie czekaj na kary — przygotuj się teraz

Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla praktycznie wszystkich firm w Polsce — niezależnie od wielkości. Ale jeden termin umknął wielu przedsiębiorcom: odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026, nawet jeśli Twoja firma jeszcze sama nie wystawia faktur w systemie.

To oznacza, że jeśli Twój dostawca, hurtownia czy firma logistyczna wystawia faktury w KSeF — te dokumenty nie trafiają do Twojej skrzynki mailowej. Są wyłącznie w KSeF. Jeśli nie masz skonfigurowanego dostępu, po prostu ich nie widzisz.

Harmonogram, który musisz znać

Termin	Kogo dotyczy
1 lutego 2026	Duże firmy (obrót >200 mln zł w 2024) — wystawianie. Wszystkie firmy — odbieranie
1 kwietnia 2026	Wszystkie pozostałe firmy — wystawianie i odbieranie
Do końca 2026	Okres przejściowy — brak kar za błędy
1 stycznia 2027	Mikrofirmy (obrót <10 tys. zł/mies.) + koniec okresu przejściowego, start sankcji

Co musisz zrobić — lista kontrolna

Krok 1: Uzyskaj dostęp do KSeF. Wejdź na ksef.podatki.gov.pl, uwierzytelnij się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Bez tego nie zobaczysz faktur, które już na Ciebie czekają.

Krok 2: Zintegruj swój program księgowy. Większość programów (Comarch, wFirma, inFakt, Fakturownia) ma już moduł KSeF. Jeśli Twój nie ma — czas na zmianę.

Krok 3: Ustal uprawnienia. Kto w firmie wystawia faktury? Kto odbiera? KSeF wymaga nadania uprawnień konkretnym osobom lub programom.

Krok 4: Przetestuj na fakturach wewnętrznych. Zanim wystawisz pierwszą fakturę do klienta przez KSeF, zrób test — wystaw fakturę do siebie i sprawdź, czy pojawia się w systemie.

Czego nie można robić w KSeF

Wystawionej faktury nie da się edytować w systemie. Każda zmiana wymaga faktury korygującej. Nie da się też prowadzić „częściowego" fakturowania — po wejściu obowiązku wszystkie faktury B2B muszą iść przez KSeF. Wyjątek: paragony B2C i faktury konsumenckie zostają poza systemem.

Kary — ale nie od razu

Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy — urzędy skarbowe nie nakładają kar za błędy we wdrażaniu. Od 2027 roku sankcje mogą wynieść nawet 100% kwoty podatku na fakturze wystawionej z pominięciem KSeF. To nie jest groźba akademicka — ustawa jest podpisana.

Jedna dobra wiadomość

KSeF skraca podstawowy termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Dla firm z ograniczoną płynnością to realna korzyść. Ale żeby z niej skorzystać, trzeba najpierw być w systemie.

Jeśli potrzebujesz pomocy z integracją KSeF z Twoim oprogramowaniem — skontaktuj się z nami. Pomagamy firmom z Mazowsza przejść na e-fakturowanie bez stresu.