e-Pieczęć i KSeF — co firma musi wiedzieć przed wdrożeniem

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. To osobna historia niż pieczęć elektroniczna — choć w rozmowach z klientami bardzo często słyszę te dwa tematy w jednym zdaniu. KSeF to obieg faktur ustrukturyzowanych. Pieczęć to certyfikat na dane firmy, nie na osobę fizyczną. Do logowania i części operacji w imieniu podmiotu potrzebujesz albo kwalifikowanego podpisu osoby uprawnionej, albo pieczęci — zależnie od roli, programu księgowego i tego, kto faktycznie „podpisuje” w systemie.

Z doświadczenia najczęstszy błąd to kupno tylko podpisu prezesa, gdy w KSeF loguje się księgowość pieczęcią firmową. Albo odwrotnie: dwukrotny zakup tego samego uprawnienia. Zanim zamówisz certyfikat, warto jednym telefonem ustalić: kto wchodzi do KSeF, z jakiego programu i czy w ogóle potrzebujecie pieczęć obok podpisu osobistego. Spółki z o.o., większe JDG z oddzielnym dostępem księgowości i instytucje zwykle planują pieczęć świadomie. Mniejsza firma, gdzie właściciel sam wystawia faktury, często wystarczy podpis osoby — ale to trzeba sprawdzić, nie zgadywać.

rSign, karta i koszty

Pieczęć w wariancie rSign daje mobilność: logowanie z telefonu, bez czytnika na biurku. Pieczęć na karcie zostaje w klasycznym modelu IT — czytnik, nośnik, sterowniki. Orientacyjnie do pieczęci rSign dochodzi jeszcze około pięćdziesięciu złot za kartę i czytnik, jeśli wybierasz wariant kartowy; dokładną kwotę potwierdzamy przed zakupem w konfiguratorze. Ceny w cenniku Cencert podajemy netto, do tego VAT. Wysyłka nośnika jest osobno. Ważność to zwykle jeden do trzech lat — i tak jak przy podpisie osobistym wygaszenie w szczycie sezonu faktur boli najbardziej, więc przypomnienie o odnowieniu planujemy razem z klientem.

W BearStone nie pchamy „najdroższego pakietu”. Tłumaczymy, co będzie używane w KSeF i w Waszym programie księgowym. Moim zdaniem przed pierwszym terminem obowiązku warto zrobić test w środowisku KSeF — nie po to, żeby odkładać decyzję, tylko żeby w dzień startu nikt nie szukał certyfikatu pod presją. Certyfikat jest przypisany do tożsamości lub podmiotu, nie do „firmowego hasła” współdzielonego przez trzy osoby.

Jak pomożemy

Krótko poznajemy firmę: forma prawna, kto podpisuje, jaki program. Dobieramy pieczęć rSign lub kartę z cennika Cencert. Umawiamy aktywację u nas lub zdalnie — zależnie od produktu. Zostawiamy kontakt na przypomnienie przed wygaśnięciem. Jeśli chcesz przejść przez to spokojnie, zajrzyj do konfiguratora pieczęci i podpisów albo napisz na kontakt@bearstone.pl.